Yeni çalışanın kartviziti genelde iki hafta sonra gelir, bazen hiç gelmez. Bu sürede kişi müşteriyle tanışır, toplantıya girer ve kendini elle yazdığı bir numarayla tanıtır.
Dijital kartvizit bu boşluğu kapatır: kart işe giriş günü hazırdır.
İşe giriş günü akışı
Kartı İK ya da yönetici oluşturur, çalışan ilk gün devralır.
Alanların çoğu zaten bellidir: şirket adı, logo, kurumsal renkler, adres, genel numara, kurumsal sosyal hesaplar.
Çalışanın dolduracağı alanlar azdır: adı, unvanı, dahili numarası, kurumsal e-postası, isterse fotoğrafı.
Bu ayrım sayesinde kurulum on dakika sürer ve kurumsal görünüm bozulmaz.
Şablon hazırlamak
Onboarding'i tekrarlanabilir kılan şey şablondur.
Şablonda sabit kalanlar: logo, renk paleti, alan sırası, şirket bilgileri, sosyal hesaplar.
Kişiye bırakılanlar: ad, unvan, doğrudan iletişim, fotoğraf.
Şablon olmadan her çalışan kendi bildiği gibi kart yapar ve altı ay sonra ortaya yirmi farklı görünüm çıkar.
Ekip kartvizitlerini merkezi yönetmek yazımızda bu düzeni ele aldık.
İlk hafta kontrol listesi
1. gün: kart oluşturulur, çalışana devredilir.
1. gün: çalışan kendi telefonundan sayfayı açar ve bilgilerini doğrular.
2. gün: e-posta imzasına bağlantı eklenir.
3. gün: LinkedIn profiline bağlantı eklenir.
İlk hafta: çalışan kartı bir kez gerçek bir görüşmede kullanır.
Son madde önemlidir; kullanılmayan araç unutulur.
Ne öğretilmeli?
Çalışana teknik anlatım yapmaya gerek yok; iki şey yeterlidir.
Nasıl paylaşılır. QR kodu telefondan gösterme ya da bağlantıyı gönderme.
Nasıl güncellenir. Unvanı ya da dahili numarası değiştiğinde ne yapacağı.
Beş dakikalık bir gösterim, uzun bir kılavuzdan etkilidir.
Unvan ve bilgi standardı
Unvanların nasıl yazılacağını baştan belirleyin.
"Satış Uzmanı" mı "Satış Temsilcisi" mi, "Kıdemli" nasıl yazılır, İngilizce unvan kullanılacak mı?
Bu kararlar verilmezse her çalışan kendi tercihini uygular ve kurumsal görünüm dağılır.
Kartvizitte unvan nasıl yazılır yazımızda ölçütleri ele aldık.
Ayrılışı da planlayın
Onboarding planı yapan çoğu şirket, ayrılış tarafını atlar.
Kartın kime ait olduğu ve ayrılışta ne olacağı işe giriş sırasında yazılı hale gelmelidir.
İşten ayrılan çalışanın kartviziti yazımızda bu süreci anlattık.
Sık Sorulan Sorular
Kartı kim oluşturmalı?
İK ya da yönetici oluşturup çalışana devretmek en hızlı yoldur; kurumsal alanlar hazır gelir.
Çalışan kendi fotoğrafını koymak zorunda mı?
Zorunlu tutmak tartışmalıdır; tercihe bırakmak daha uygundur.
Şablon olmadan olur mu?
Olur ama kısa sürede görünüm dağılır ve düzeltmek başlangıçtan zor olur.
İlk hafta ne kadar zaman ayırmak gerekir?
Kurulum ve gösterim toplam yarım saati geçmez.