Bir şirkette kartvizit yönetimi genellikle şöyle işler: yeni çalışan gelir, tasarımcıya kart tasarlatılır, matbaaya sipariş verilir, iki hafta sonra kartlar gelir. Bu arada çalışan kartsız dolaşır.
Unvan değiştiğinde süreç baştan başlar. Ofis taşındığında herkesin kartı çöpe gider. Çalışan ayrıldığında elindeki kartlar dolaşımda kalır.
Dijital tarafta bu döngünün tamamı ortadan kalkar, ancak yerine yeni bir sorumluluk gelir: sayfaların yönetimi.
Merkezi yönetim ne kazandırır?
Tutarlı görünüm. Herkesin sayfası aynı şablonda olur. Kimse kendi kafasına göre renk seçmez, logo koymaz.
Hızlı devreye alma. Yeni çalışanın sayfası işe başladığı gün hazır olur.
Toplu güncelleme. Şirket adresi değiştiğinde tek seferde herkesin sayfası güncellenir.
Kontrollü kapatma. Ayrılan çalışanın sayfası kapatılır; dolaşımdaki bağlantı ölü sayfaya değil, kurumsal bir yönlendirmeye gider.
Ölçüm. Hangi ekibin sayfalarının daha çok açıldığını görebilirsiniz. Saha ekibi için bu, faaliyet göstergesi olarak kullanılabilir.
Kurumsal kimlik tutarlılığının neden önemli olduğunu çok şubeli şirketler için standartlaşma yazımızda daha önce ele almıştık.
Kurarken karar verilecekler
Şablon ne kadar esnek olacak? İki uç var: herkes tamamen aynı görünür ya da herkes istediğini yapar. Ortada bir yer seçin. Genellikle renk ve düzen sabit, fotoğraf ve kısa tanım serbest bırakılır.
Hangi bilgiler zorunlu? Ad, unvan, kurumsal e-posta genellikle zorunludur. Kişisel cep telefonu zorunlu olmamalı; çalışandan onay alınmalı.
Adres yapısı ne olacak? Ad-soyad temelli adresler akılda kalır. Ancak aynı isimde iki çalışan olduğunda ne yapacağınıza baştan karar verin.
Kim yönetecek? Genellikle insan kaynakları ya da pazarlama. Sahipsiz kalan sistemler kısa sürede güncelliğini yitirir.
İşe alım sürecine eklenmesi
Yeni çalışan sürecine tek satır ekleyin: dijital kartvizit oluştur.
Bu, e-posta hesabı açmak kadar rutin bir adım haline gelmelidir. Aksi halde bazı çalışanların sayfası olur, bazılarının olmaz ve tutarlılık kaybolur.
Çalışana sayfasının bağlantısını ve QR kodunu iletin. E-posta imzasına eklemesini isteyin.
İşten ayrılma sürecine eklenmesi
Bu adım, uygulamada en çok atlanan ve en çok soruna yol açan adımdır.
Ayrılan çalışanın sayfası yayında kalırsa müşteri onu arar, ulaşamaz ve şirket hakkında olumsuz bir izlenim edinir. Daha kötüsü, çalışan yeni işine geçtikten sonra o sayfayı kendi lehine kullanabilir.
Ayrılış kontrol listesine ekleyin: sayfayı kapat, bağlantıyı kurumsal bir sayfaya yönlendir, ekip listesinden çıkar.
Yönlendirme detayı önemli. Sayfayı tamamen silmek yerine, o adrese gelen ziyaretçiyi ilgili ekibin ya da şirketin sayfasına yönlendirmek müşteriyi kaybetmenizi engeller.
Kişisel veri tarafı
Çalışanlarınızın adını, fotoğrafını ve iletişim bilgilerini yayımlıyorsanız bu bir veri işleme faaliyetidir.
Kurumsal iletişim bilgileri işin gereği olarak paylaşılabilir. Ancak fotoğraf ve kişisel iletişim bilgileri için çalışanı bilgilendirmek ve gerektiğinde rızasını almak gerekir.
Ayrılan çalışanın verisinin yayından kaldırılması da bu kapsamda bir yükümlülüktür. Kartvizit verileri ve KVKK yazımızda ekip kullanımına dair noktaları ayrıca ele aldık.
Ekibi kullandırmak
Sistemi kurmak yetmiyor; ekibin gerçekten kullanması gerekiyor.
En çok işe yarayan yöntem, kullanımı görünür kılmak. E-posta imzasına eklemek zorunlu hale getirilirse sayfa her yazışmada dolaşıma girer.
Saha ekibi için kısa bir eğitim faydalı olur: QR kodu nasıl gösterecekler, müşteriye ne diyecekler. "Numaramı kaydedin" demek yerine "kodu okutun, bilgilerim telefonunuza kaydolur" demek küçük ama etkili bir fark yaratır.
Basılı kartı tamamen bırakmalı mı?
Çoğu şirket için hayır. Karma kullanım daha gerçekçi.
Saha ve satış ekipleri için basılı kart hâlâ gerekli olabilir; kartın arkasına QR kod eklemek iki dünyayı birleştirir.
Ofis içi roller için basılı karta genellikle gerek kalmaz. Bu ayrım, baskı maliyetini ciddi biçimde azaltır.
Geçişi kademeli yapın: mevcut kartlar bitene kadar kullanılsın, yeni baskıda QR kod eklensin, yeni işe alımlara doğrudan dijital sayfa verilsin.
Kurulum sırasında belirlenecek kurallar
Sistemi açmadan önce birkaç kararı yazılı hale getirmek, sonradan çıkacak tartışmaları önler.
Zorunlu ve isteğe bağlı alanlar. Ad, unvan ve kurumsal e-posta genellikle zorunludur. Kişisel cep telefonu isteğe bağlı olmalı; çalışandan onay alınmadan yayımlanmamalıdır.
Fotoğraf standardı. Herkesin fotoğraf yüklemesi isteniyorsa arka plan ve çerçeve konusunda basit bir kural koyun. Aksi halde bazıları vesikalık, bazıları tatil fotoğrafı yükler.
Unvan yazımı. Aynı görevin farklı şubelerde farklı yazılması kurumsal görünümü bozar. Kısa bir unvan listesi hazırlayın.
Adres yapısı. Ad-soyad temelli adresler akılda kalır. Aynı isimde iki çalışan olduğunda ne yapılacağına baştan karar verin.
Sahiplik. Sistemi kimin yöneteceği belli olmalı. Sahipsiz kalan yapılar altı ay içinde güncelliğini yitirir.
Sık sorulanlar
Çalışan kendi sayfasını düzenleyebilmeli mi?
Kısmen. Fotoğraf ve kısa tanım gibi kişisel alanlarda serbestlik motivasyonu artırır. Renk, düzen ve logo gibi kurumsal öğeler kilitli olmalıdır.
Ayrılan çalışanın sayfasını silmeli miyim yoksa yönlendirmeli miyim?
Yönlendirmek daha iyidir. Sayfayı tamamen silerseniz o adrese gelen müşteri hata sayfasıyla karşılaşır. İlgili ekibin ya da şirketin sayfasına yönlendirirseniz teması kaybetmezsiniz.
Kaç kişiden sonra merkezi yönetim gerekli olur?
Beş kişiden sonra tutarlılık elle sürdürülemez hale gelmeye başlar. On kişiden sonra merkezi yönetim pratik bir zorunluluktur.
Ekip sayfaları arasında geçiş linki koymalı mıyım?
Müşteriye faydalı olduğu durumlarda evet; örneğin bölge sorumlusundan teknik ekibe yönlendirme. Ancak her sayfaya tüm ekibin listesini koymak sayfayı ağırlaştırır.
Küçük ekiplerde merkezi yönetimin nasıl işlediğini görmek için veterinerler için dijital kartvizit yazısındaki klinik örneğine bakabilirsiniz.