Etkinlikten dönen kartların çoğu bir çekmeceye girer ve bir daha çıkmaz. Sorun kart toplamak değil, toplananı kullanılabilir hale getirmemektir.
Basit bir kayıt düzeni bunu çözer ve pahalı bir yazılım gerektirmez.
İlk 24 saat: ham kayıt
Etkinlikten döndüğünüz akşam, hatırladığınız her şeyi yazın. Ertesi gün hatırlamazsınız.
Her kişi için dört şey yeterlidir: adı ve şirketi, nerede tanıştığınız, ne konuştuğunuz, söz verdiğiniz bir şey varsa ne olduğu.
Bu kayıt telefon notu, tablo ya da CRM olabilir. Araç önemli değil; hemen yazılmış olması önemli.
Kartın fotoğrafını çekmek yetmez. Fotoğraf aranamaz ve altı ay sonra galeride kaybolur.
Etiketleme
Kişileri gruplamadan liste büyüdükçe kullanılamaz hale gelir.
Üç etiket çoğu iş için yeterlidir:
Sıcaklık. Şimdi ilgilenen, ileride ilgilenebilecek, ilgisiz.
Tür. Potansiyel müşteri, tedarikçi, iş birliği, meslektaş.
Kaynak. Hangi etkinlik. Bu, hangi etkinliğin işe yaradığını yıl sonunda görmenizi sağlar.
Etiketleri baştan sınırlı tutun. Yirmi etiketli bir sistem kimse tarafından doldurulmaz.
Takip planı
Sıcak kayıtlara 48 saat içinde yazın. Tanıştıktan sonra takip mesajı yazımızda örnekler var.
Orta vadeli kayıtlara bir hatırlatma kurun: üç ay sonra. Takvime yazın, aklınızda tutmayın.
İlgisiz kayıtları silmeyin ama üzerine zaman harcamayın; bir yıl sonra durum değişebilir.
Hatırlatma kurmadığınız kişi takip edilmemiş sayılır.
Ne kadar veri tutmalı?
Yalnızca kullanacağınız kadar.
Kişinin doğum günü, ailesi ya da özel hayatına dair ayrıntılar tutmak hem gereksizdir hem de veri koruma açısından risk yaratır.
Ticari iletişim için gereken bilgiler yeterlidir: ad, şirket, unvan, iş e-postası, iş telefonu, bağlam notu.
Bu verilerin işlenmesinde hukuki dayanağınızı ve saklama sürenizi bilmeniz gerekir. Kartvizit verileri ve KVKK yazımızda sınırları anlattık.
Kendi tarafınızı kolaylaştırmak
Karşı tarafın sizi kaydetmesi de aynı derecede önemlidir.
Bilgilerinizi tek dokunuşla rehbere kaydedilebilir biçimde vermek, sizin çekmecede kalma ihtimalinizi düşürür.
Bağlantınıza kaynak etiketi koyarsanız, o etkinlikten kaç kişinin sayfanızı açtığını görürsünüz. Toplanan kart sayısıyla açılan sayfa sayısını karşılaştırmak öğreticidir.
Yıl sonu değerlendirmesi
Yılda bir kez kaynak etiketlerine bakın: hangi etkinlikten kaç kayıt geldi, kaçı işe dönüştü?
Bu tabloya bakan çoğu işletme, bütçesinin büyük kısmını iş getirmeyen etkinliklere ayırdığını fark eder.
Networking süreçlerinde ölçülebilirlik yazımızda bu ölçümü ele aldık.
Sık Sorulan Sorular
Kartları ne zaman kaydetmeliyim?
Aynı gün. Bir gün gecikme, bağlam notlarının kalitesini belirgin düşürür.
CRM yazılımı şart mı?
Değil. Küçük ölçekte basit bir tablo da işi görür; önemli olan düzenin sürdürülmesi.
Kaç etiket kullanmalıyım?
Üç kategori genelde yeterlidir. Fazlası doldurulmaz.
Toplanan kartları ne kadar saklayabilirim?
Amacın devam ettiği süre kadar. Takip etmeyeceğiniz kayıtları imha etmek hem düzenli hem de mevzuata uygun olandır.